良い報道につなげる取材対応５つのプロセス
⇒「月刊総務」２０１４年１１月号 『良い報道につなげる取材対応５つのプロセス』
今回のポイント
プレスリリース配信やメディアアプローチを行った結果、取材の申し込みがあったら、十分な準備をして取材に臨みましょう。
ＳＴＥＰ１：取材申し込み時
取材の申し込みは、電話・メール・ＦＡＸなどで入ります。新聞は口頭のみの場合がほとんどですが、その他のメディアであれば、可能な限り企画書や取材趣意書をもらうと、メディアの求める取材意図などを的確に把握することができます。
ただし、メールによる申し込みで趣旨が明記してある場合は趣意書や企画書をもらう必要はありません。
取材申し込みを口頭で受けた場合は、メディア情報を確認するのは当然ですが、いつ・どのような目的で誰の取材をしたいのか、掲載場所（コーナー）はどこか、単独か・他社とのまとめ記事かなどを確認しておきましょう。
テレビの場合は、取材人数・カメラの有無・駐車場使用の有無・取材場所等を確認します。ビルの駐車場確保、撮影場所の管理事務所に撮影許可を取る必要もでてきます。
ＳＴＥＰ２：取材前
取材内容を確認し、取材日程の調整をします。新聞やテレビの場合は急な取材もあるので、社内の確認を迅速に取り、日程を確定します。
当日までに、資料の準備や情報収集をします。取材内容に関する資料、会社案内、実物の商品、想定問答（Ｑ＆Ａ）等も用意しておきます。
また、メディア研究も欠かせません。どのようなメディアか、また取材に来る記者が最近どのようなテーマで記事を書いているかなど、把握しておくと的確な対応ができます。
ＳＴＥＰ３：取材当日
取材当日は、広報担当者として①～③のようなフォローをします。
- 予定と違う話題になった場合
軌道修正をする。企業側に差支えのない内容でメディア側も興味を持った場合はそのまま継続する。 - 公表できない内容になった場合
やんわりと話を戻す。公表できない旨を伝える。 - 正確に答えられない話題が出た場合
その場で曖昧な答えは避け、後で確認して連絡する。
事前確認ができないメディアは、名称や数値が正しく報道されるよう慎重に対応する。
ＳＴＥＰ４：取材後
取材時に追加情報提供の必要性を感じたら、追ってメールや電話などで補足します。また、掲載・放送前に何度か確認が入ることもありますので、丁寧に対応します。掲載時期や放送時期・時間なども確認しておきます。
ＳＴＥＰ５：掲載・放送後
掲載記事や放送内容は正しい内容になっているか確認します。報道を見た一般消費者、取引先、クライアント等から問い合わせが入る可能性もあるため、社内でも情報を共有します。
また、取材をしてくれたメディアにはメールや電話、手紙などでお礼をします。
